A travers PAUL, son portail académique, l’Université de Lomé entame sa mue technologique, mettant fin aux tracasseries et pertes de temps auxquelles les étudiants étaient soumis lors de leur inscription et pour le suivi de leur parcours académique.
Finis le calvaire vécu, jadis, par les étudiants à l’Université de Lomé, la plus grande université du Togo. Les inscriptions se font désormais en ligne. Les inscriptions ainsi que d’autres démarches administratives se font désormais exclusivement en ligne sur le Portail Académique de l’Université de Lomé (PAUL), une infrastructure Publique Numérique (IPN), accessible sur http://www.etu.univ-lome.tg/
Dans le cadre de sa politique d’expansion de la couverture numérique à tous les processus métier de l’institution, l’Université de Lomé a engagé plusieurs travaux de développement logiciel avec l’appui technique de sa Direction des Ressources et Supports Informatiques (DRSI). Ainsi, dans le but de faciliter le processus d’inscription aux nouveaux et aux anciens étudiants, la site web nommé Portail Académique de l’Université de Lomé (PAUL) a vu le jour. Il fait partie d’un plus vaste projet appelé SUKU qui est une plateforme de gestion du cycle de vie académique et pédagogique de l’Université de Lomé.
En créant un compte sur la plateforme PAUL, les étudiants peuvent suivre tout le processus d’inscription : choisir leur parcours universitaire en fonction des formations proposées, s’inscrire dans les unités d’enseignement, gérer leur cursus, puis effectuer le paiement des frais universitaires directement en ligne. Ils peuvent également consulter et télécharger leur fiche d’inscription définitive, et prendre rendez-vous pour les analyses médicales au Centre des Œuvres Universitaires de Lomé (COUL).
Interagir avec l’Université
PAUL va bien au-delà d’une simple gestion du processus d’inscription. Il constitue, comme son nom l’indique, l’espace numérique avec lequel l’étudiant interagit avec le système d’information de l’Université. Il inclut notamment un espace de consultation des notes et un module de recherche et de suivi des stages. Fini les longues files d’attente devant les facultés pour consulter ses notes. Désormais, elles sont disponibles directement sur la plateforme. « Avant, les notes étaient affichées sur des panneaux dans chaque faculté ou école et sont visibles par tout le monde. Aujourd’hui, c’est confidentiel et sécurisé. Si vous avez accès à la plateforme avec votre identifiant et votre mot de passe, vous pouvez consultez votre note », se réjouit Jules Kokou., étudiant en 5e semestre à la Faculté de Droit (FDD) de l’UL. Les relevés de notes sont également téléchargeables sans avoir à en faire la demande auprès de l’administration.
Si un étudiant souhaite, changer de filière, il peut faire sa demande directement sur le portail et prendre rendez-vous. « Si vous n’êtes pas satisfait de votre parcours actuel, vous pouvez demander à le changer en effectuant une demande de réorientation qui sera jugée par la DAAS. Il vous suffit alors de remplir le formulaire qui s’affiche lorsque vous cliquez sur “Demande de réorientation sur PAUL », explique l’UL dans son guide d’utilisation de PAUL.
Cependant avant l’année académique 2018-2019, l’inscription à l’Université de Lomé relevait d’un parcours de combattant.
Si les nouveaux étudiants profitent aujourd’hui d’un service numérique fluide, les anciens n’ont pas oublié le calvaire qu’était l’inscription à l’université. Jean Attissogbe., diplômé il y a une dizaine d’années, raconte avec amertume. « J’habitais à Tsévié. La veille de toute démarche à l’Ul dans le cadre de l’inscription, je ne rentrais pas chez moi. Je dormais sur le campus pour être parmi les premiers dans la file d’attente. À 3h du matin, il y avait déjà des centaines d’étudiants devant la Direction des Affaires Académiques et Scolaires (DAAS) », révèle-t-il.
Souvenir des interminables tracasseries
D’autres se souviennent des queues interminables. Kevin Akoli., un autre ancien étudiant, partage son expérience. « Une fois, en arrivant à 6h15, on m’a conseillé de prendre une moto-taxi (zémidjan) pour aller au bout de la file d’attente. Il fallait payer juste pour atteindre la fin de la queue », ironise-t-il.
Avant la digitalisation, l’inscription était un véritable casse-tête. Il fallait d’abord récupérer une fiche de préinscription à la DAAS, la remplir et venir déposer. Faire les analyses médicales au COUL, payer les frais d’inscription à la banque, et retourner déposer les documents. « Même après avoir payé à la banque, il fallait encore faire la queue à la comptabilité de la présidence pour obtenir un numéro et finaliser l’inscription. Et la présidence se trouvait dans l’enceinte du Lycée de Tokoin. Il fallait voir le monde qui s’y trouvait », se rappelle Jean Atrissogbe.
Et que dire des relevés de notes ? « Il fallait écrire une demande officielle au chef du département et attendre des semaines, voire des mois. Maintenant, tout est accessible en quelques clics. », rappelle Akoli.
Le passage au numérique ne facilite pas seulement la vie des étudiants, mais soulage aussi l’administration universitaire. Selon Aboubakar Wouro-Sama, expert en digitalisation, l’un des grands défis des universités africaines est la gestion administrative d’un grand nombre d’étudiants. « La digitalisation réduit la pression sur les services administratifs et offre aux étudiants une autonomie totale », assure-t-il. L’université évite ainsi les erreurs liées aux dossiers papiers et garantit un suivi plus rigoureux des parcours étudiants.
La gestion d’une telle plateforme implique des défis techniques, notamment en matière de sécurité des données. « Les données des étudiants sont sensibles. Il faut s’assurer que la plateforme reste sécurisée, avec des audits réguliers et une mise à jour des protocoles de cybersécurité », explique Alexandre Denanyoh, analyste en cybersécurité.
Avec PAUL, l’Université de Lomé s’inscrit dans une dynamique de modernisation des services éducatifs en Afrique. Ce modèle pourrait inspirer d’autres établissements confrontés aux mêmes défis administratifs.
Joël Dadzie
Article rédigé dans le cadre de la phase II de la bourse de journalisme sur les Infrastructures Publiques Numériques (IPNs) initiée par la Media Foundation For West Africa (MFWA) avec l’appui de Co-Develop
